Não fale mais: “essa reunião poderia ter sido um e-mail”

Oi gente!

Vivo me deparando com essa frase aí de cima e resolvi falar um pouco sobre produtividade na hora de reunir a equipe quando é necessário resolver ou alinhar algumas coisas. O importante lembrar que o contato humano, a reunião presencial tem o benefício de aproximar os times, não deixando tudo muito online ou seja, muito frio… sejam em empresas tradicionais ou startups.

Preparação da reunião

Qualquer pessoa que precisa resolver algo e quer reunir a turma ela deve: mandar o invite (hoje em dia tem o calendário do Gmail que resolve), dentro do invite já escrever o motivo da reunião e claro, o que as pessoas precisam levar, ou pensar para discutir na hora. Nada pior do que todo mundo ser pego de surpresa e no final não dar tempo de improvisar na hora “H”.

Na hora da reunião

Quem convidou tem que ser o primeiro (a) a chegar. Já organizando apresentação (se tiver) e recebendo a galera que vai participar. Eu adoro começar conversando uma bobeirinha, para esperar todo mundo se acomodar. Todos sentados e acomodados, já falo o tempo que teremos de reunião e determinar as metas com aquele encontro.

A explicação objetiva é uma das coisas mais importante e quem está liderando isso, não pode deixar a conversa sair muito do objetivo inicial. Acontece muito das equipes começarem a discutir coisas que não tem nada a ver e para não parecer frio, você pode dizer, vamos marcar um outro bate papo para isso? Objetividade é a palavra que vai te ajudar a não perder tempo.

Além de tudo isso, já que você convidou algumas pessoas, peça opinião de todo mundo. A frase lá do começo “poderia ter sido um e-mail” acontece quando alguém só fala e ninguém interage, o famoso aviso. Se quiser mandar um aviso, não precisa nem de invite, no meio da sala, chama “galera quero dar um aviso rápido” sem formalidade de uma reunião, que atrapalha a rotina dos funcionários. Se a empresa for muito grande, chame todo mundo antes da saída, reúna em um lugar… tudo muito prático e objetivo.

Depois do encontro

Eu adoro deixar tudo anotado para não deixar passar nada. Na real, eu decoro quando escrevo, só que quando é muita coisa, eu costumo enviar um e-mail de follow up para as pessoas já deixando claro os próximos passos (e se possível, para quando esse próximo passo). Quando é reunião de equipe, costumo a deixar dias fixos com eles para sempre falar sobre as novidades, o que é mais um follow do que uma reunião nova, é olhar o que rolou e o que vai acontecer dali para frente.

O contato pessoal é muito importante, mas deixe claro que o tempo de todo mundo é tão preciso quanto o seu! Assim teremos profissionais mais envolvidos e participativos nos meetings internos ou externos.

Bons Negócios!

Beijos

Talita Lombardi

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