Como organizar eventos empresariais em 7 passos? | Por Even3

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9 agosto, 2017 at 7:23 am  •  Posted in Todos os Posts by  •  1 Comment

Como organizar eventos empresariais em 7 passos?

Realizar eventos empresariais são uma ótima estratégia de marketing! Independente do ramo da sua empresa, existem motivos como encontro de gestores das filiais, lançamentos de novos produtos ou serviços, que acabam pedindo a organização de um evento.

Eventos empresariais são úteis no processo de atração e fidelização de clientes. Mas, na hora de planejar, surgem diversas dúvidas! Calma, não há fórmula mágica para a gestão de um evento empresarial. A organização de eventos empresariais requer atenção na elaboração de um plano para sistematizar as ações. Tudo depende de um bom gerenciamento e você pode utilizar um software para isso!

A seguir, separamos as principais dicas para você preparar um evento empresarial:

  1. Trace um perfil e faça o planejamento

Antes de planejar o evento, você deve ter em mente qual objetivo dele e para qual público ele será dirigido. No caso do lançamento de um produto, há a necessidade de produzir material capaz de estimular a interação dos participantes com a empresa.

Se o objetivo é criar parcerias, a estratégia mais indicada é oferecer informações relevantes sobre o seu negócio e os benefícios de firmar essa parceria. Cada um dos convidados deve se sentir parte importante da sua empresa na realização do seu evento.

Planejar eventos empresariais, deve ser feito com a maior antecedência possível! Dessa forma, você terá as melhores condições para reservar local, pesquisar fornecedores, alugar equipamentos, contratar equipe para fazer credenciamento e negociar preços e prazos de pagamento.

  1. Defina seu orçamento

Ter um orçamento definido é muito importante. Você precisa saber até quanto pode gastar, para não prejudicar seu negócio. A verba disponível deve se adequar ao porte do evento.

Faça uma planilha para organizar todos os gastos.

Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você precisa entender como financiar seu evento e, se for o caso, criar um plano de patrocínio. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.

  1. Escolha a data e o local

Estabelecido o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar em qual data será realizado o evento e em qual local. Lembre-se de levar alguns fatores em consideração, como evitar fazer o evento em meses de muita demanda na empresa e em final de mês. Lembre-se, também, de tentar realizar os eventos empresariais em horários que não comprometam a jornada do dia seguinte!

Para a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização é essencial. A melhor forma é selecionar lugares que sejam próximos à empresa. Dessa forma, quem for participar, já estará familiarizado com a região e dificilmente terá problemas para chegar ao local do evento. Talvez sua empresa seja um ótimo lugar! Por que não?

  1. Simplifique processos

A tecnologia pode ser muito útil para organizar eventos empresariais! Utilizando um software de gerenciamento de eventos, você pode solucionar pendências rapidamente.

Nele você pode fazer a venda online das inscrições, caso seja um evento pago, mas também é possível fazer eventos gratuitos! Você também consegue gerar certificados na própria plataforma, em caso de treinamentos dentro da empresa!

Se seu evento for muito grande, você também pode precisar de aplicativos que tornem sua vida mais prática! Realizar o credenciamento de forma automatizada pode tornar a experiência de participação no seu evento, ainda melhor!

  1. Forneça materiais e brindes

Os materiais e brindes que serão oferecidos aos participantes, devem ser de acordo com a proposta do evento. Você pode fazer crachás, blocos e canetas!

Mas você deve ter em mente os ideais do seu evento e não contradizê-los como, por exemplo, um seminário sobre sustentabilidade empresarial, no qual os panfletos ou materiais não fosse impressos em papel reciclável.

  1. Divulgação

A grande “estrela” do evento são os participantes. Garantir que eles tomem conhecimento da programação, é muito importante. Você pode divulgar seu evento utilizando diversas estratégias!

Peças como banners e cartazes em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. Ao invés disso, você pode utilizar um mailing atualizado de toda a empresa. O e-mail empresarial é acessado por todos os funcionários frequentemente e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.

Mas algumas alternativas costumam apresentar bons resultados: a criação de site personalizado para seu eventos, por exemplo, pode ser ótimo! 

  1. Obtenha feedbacks

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas o trabalho de organização de eventos empresariais não se encerra no dia em que todos vão embora.

É muito importante saber se o seu evento foi bem feito! O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.

Para a empresa responsável por produzir eventos corporativos, o sucesso de um seminário ou de uma convenção pode ser medido pela satisfação do cliente e pela reação do público. Saber como obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. Além disso, esse momento serve para avaliação dos acertos e falhas.

Você tem alguma dúvida sobre a organização de eventos empresariais? Quer mais dicas? A Even3 é uma plataforma online que pode te ajudar muito na hora de organizar eventos empresariais, através dela, você consegue vender as entradas online, emitir certificados de maneira automatizada e muito mais!

Sobre o Convidado:

Even3 “Organizar um evento científico nunca foi tão simples”.

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